​공간이 바뀌면 사람도 바뀐다’는 취지 아래 공공기관은 요즘 공간 혁신 중이다. 직원들이 일하기 편한 공간을 만들어 업무 효율도 높이고 창의적인 생각을 유도해 국민을 행복하게 하겠다는 것! 스마트 오피스가 지자체의 경쟁력을 높이는 새로운 변화를 즐기길 바란다.

 

이번 좌담회는 5000명이 꽉 찬 이영애 편집인의 페이스북 계정(fb.com/mypola)에서 1~2부 생방송으로 진행했으며, 댓글로 질문을 유도하였고, 추후 《월간 지방자치》 페이스북 페이지에 1만여명이 넘는 사람들에게 녹화된 영상을 보도록 유료로 홍보했다.

 

 

 

이영애(《월간 지방자치》 편집인)_ 업무혁신이 되려면 공간혁신이 되어야 하는데, 공직자들이 잘 받아들일지 기대 반, 걱정 반입니다. 시대가 요구하는 공간혁신의 필요성에 대해 말씀해주십시오.

김성렬(행정자치부 차관)_ 7년 전부터 창의행정을 주장하며 공간혁신에 관심을 가졌습니다. 결국 남다른 생각과 아이디어는 눈에 보이는 공간이 큰 영향을 미친다는 것을 알았습니다. 공간을 바꾸면 창의적인 아이디어가 생성되고, 소통과 협업을 잘할 수 있습니다. 초연결 네트워크 융합시대에 더 이상 획일적·단절적·고정적인 구조로는 틀에 박힌 생각에서 벗어날 수 없습니다. 이에 공간혁신을 제안했습니다. 또한 젊은 공무원들의 다양한 니즈를 충족시키고 그들의 끼와 재능, 역량을 발현시키는 구조를 만들어줄 필요가 있습니다. 공무원들이 업무에 애착을 가지고 행복감을 갖도록 해야 대국민 서비스도 좋아지니까요. 셋째 하루가 멀다 하고 변화하는 스마트 환경에 발맞춰 조화롭고 효율성을 극대화하는 공간배치나 디자인 등을 연구할 때가 되었습니다.

김용진(한국동서발전 사장)_ 이전에도 공간혁신에 대해 다양한 시도가 있었지만 동서발전에 부임하고 나니스마트 오피스가 꽃피우고 있다는 생각이 들었습니다. 업무혁신과 효율성, 생산성 향상에 중점을 두고 지속가능한 발전을 위해 직원들의 근무환경, 행복도를 높이며 그 자체를 회사의 성장 잠재력으로 보고 사옥을 새롭게 건축하면서 지역사회와 협력하는 공간 플랫폼을 만들어보자는 목표 아래 새로운 사옥에 공간혁신을 펼쳤습니다. 업무 효율 향상과 직원 만족도를 높이며, 지역사회와의 개방된 소통 공간을 활용하도록 했습니다. 무엇보다 직원들의 일하는 문화나 방식을 변화시켜 지속가능한 경영체제로 가도록 하는 게 중요합니다.

최기영(한국마이크로소프트 총괄부사장)_ 생산성을 높이고 공간혁신이 업무혁신으로 이어질 거라는 당위성 속에 공간혁신을 추진했는데요, 사람 간 연결성이 높여 지고 세대 간 간극이 좁혀지는 등 굉장히 큰 효과가 있었습니다. 칸막이가 있던 시절에는 집중도는 높았지만 사람 간 연결은 덜했습니다. 그 대신 저희는 작은 회의실을 많이 만들어 집중이 필요하면 그곳에 들어가게 하고 터놓고 자유롭게 일하도록 하니 연결성이 높아졌습니다. 일하는 방식도 세대별로 달랐지만 서로의 간극이 많이 좁혀졌습니다.

김기현(울산광역시장)_ 요즘 시대는 소통이 화두인데요. 행정 공무원과 시민 간 소통을 해야 하는데, 먼저 해야 할 것은 내부 소통입니다. 내부 소통을 안 하고 획일적으로 지시만 하면 안 됩니다. 제가 시장이 된 후 토론문화를 활성화시켰습니다. 처음에 중요한 의제가 생겨 토론을 하는데 전부 수첩을 책상에 놓는 거예요. 제가 한 말을 받아적으려는 것이더군요. 찬성과 반대 속에 해답을 찾자고 했더니 이제 제안도 나오고 서로 간의 소통이 되고 있습니다. 공간혁신은 칸막이를 없애고 서로 간 불필요한 경계를 없애기 위한 소통과 융합시대의 기본 틀입니다. 그 측면에서 관공서에서도 공간혁신을 통해 협업하고 업무에 몰두할 수 있는 별도의 공간을 만들어야 합니다.

김홍진(행정자치부 혁신자문단장)_ 몇 년 전 닭장 같은 환경에서 무슨 창조경제냐고 했더니 기자들이 헤드라인으로 잡고 많이 쓴 적이 있는데요. 영국회사에 입사하면서 공간혁신에 대해 관심을 갖기 시작했습니다. 유능한 정부가 되려면 직원들이 쾌적한 환경에서 일하도록 해야 합니다. 공간이 사람을 바꿀 수 있고, 사람의 사고방식도 바꾼다는 연구가 많이 나왔습니다. 하버드 비즈니스 리뷰에도 공간 배치와 협업을 잘하는 8가지 요소 중 개방형 사무실구조를 제일 먼저 꼽습니다. 직원들이 일할 때 어떻게 행동하는지 관찰해 거기에 맞는 구조를 만들어야 합니다. 직원들이 앉을 자리도 없어 <미생>드라마처럼 복사실에 가서 쉬어야 하는 구조로는 안 됩니다. 일단 아래에서 일하는 사람들의 공간을 만들고 고위직의 공간을 만들어야 합니다. 제가 컨설팅한 한국농어촌공사도 사장실을 17층 꼭대기가 아니라 10층에 설치하도록 했습니다. 대신 17층은 직원들을 위한 카페테리아를 만들었습니다. 사실 고위직들의 90%는 빈방입니다. 껍데기만 멋있게 하고 돈을 엄청 쓰는데 속을 보면 다 썩어있습니다. 외관 위주로 꾸밀 게 아니라 일하는 사람 위주로 공간을 만들고 제도와 문화, IT를 결합시켜 공간을 만들어야 합니다. 워크플레이스는 공간이 아닌 IT, 제도, 문화를 아우르는 곳을 말합니다. 영국의 행자부 같은 곳은 20년 전부터 관공서가 이런 형태로 가야 한다면서 워크플레이스 혁신을 하고 있습니다.

김성렬_ 세종 청사는 수천억 원을 들여놓고 다시 뜯어고치는데, 일 년에 수십억 원이 들어갑니다. 공간 디자인 부서를 만들어 외부에서 채용할 참인데, 그동안에는 건물 짓는 것에만 신경을 썼습니다. 집기나 의자, 회의장 성격에 맞는 테이블 등에서만 말이죠. 조명 색상이나 디자인에 대한 연구는 전혀 없었습니다. 이제 행정자치부가 해야 할 일은 제도와 문화를 같이 가도록 하는 시스템과 가이드를 만들고 컨설팅을 지원하는 것입니다. 특히 울산처럼 새로운 신설기관이나 이전기관에는 더 많은 지원을 하고 있습니다. 이미 시민들과의 최접점인 민원실 표준 모델도 전문가 용역을 맡겨 만들었습니다. 또한 읍면동 주민센터가 시민 관점에서 제일 편리하고 조직원이 행복하도록 하는 가이드라인을 만들어 일선 지자체에 공간혁신을 적극 지원하고 있습니다.

김기현_ 돈도 지원해야 하지만 공무원들도 사람이라는 점에서 좋은 환경에서 일해야 한다는 국민적 이해가필요한 것 같습니다. 공무원들도 신명 나게 일할 수 있는 분위기를 만들어줘야 한다는 것이죠. 무엇보다 공간적 여유를 허용하는 제도가 필요합니다. 책상에서 일하고 회의하는 공간 이외를 인정하지 않으면 다른 공간을 활용할 방법이 없습니다. 출근이나 퇴근시간 이후 잠시라도 활용할 수 있는 공간이 필요합니다. 손님이 왔을 때 최소한 차를 한 잔 할 수 있는 공간이 있어야 하는데, 이런 공간마저 마련이 안 되고 있는 실정입니다. 공무원들이 일할 수 있는 공간을 여유있게 마련할 수 있도록 국민들이 이해를 해주시고 제도적 지원도 해야 합니다.

 

 

이영애_ 공간혁신을 추진할 때 기존 공무원들은 많이 힘들어할 텐데 어떤 어려움이 있었나요?

김성렬_ 2012년 경기도 부지사 시절 변화 관리팀을 만들어 공간혁신을 추진하는데, 저보고 한 팀장급 공무원이 말단으로 들어와 30년 만에 창가 쪽 자리에 앉을 줄 알았는데, 공간혁신으로 인해 자리도 좁아지고 다른 곳에 앉아야 하니 좀 억울하다면서 “엘리트 공무원인 차관님과 비교해 저희와는 좀 맞지 않는 정책”이라고 말하더군요. 이처럼 결국 공간혁신이 성공하려면 조직 구성원의 참여와 공감, 동의하는 마인드가 있어야 한다고 생각합니다. 이런 생각이 바뀌지 않으면 지속하기 어렵습니다.

최기영_ 고참이나 상급자가 창가에 앉는 건 나라와 회사를 떠나 불문율인 것 같습니다. 저희는 밖에서 일하다 잠시 와서 일하는 터치다운 공간이 있어요. 대부분 외근직인데, 이들이 앉는 자리는 다 창가에 있습니다.업무 스타일별로 자리 구성을 다르게 하였습니다.

김용진_ 공간혁신을 하면 위계질서가 무너지고 비용이 많이 든다고 반대하는데, 그럼에도 공감대를 조성해토론하고 공간혁신을 잘하고 있는 회사를 보고 배우는 게 중요합니다. 수십 개의 회사를 눈으로 보고 확인하지만 최종적인 결정은 리더가 해야 합니다. 동서발전의 경우 공간혁신에 대해 처음 직원들이 거부감도 있었지만 집중업무공간이 있는데, 타인에게 방해받지 않고 집중해서 업무를 보는 곳이에요. 이런 곳을 다들 선호할 줄 알았는데, 오히려 같이 일하는 곳을 더 선호하더군요. 또 야근할 때도 한 층에만 불을 켜놓아 각 부서에서 야근하는 직원들을 한 곳으로 모이도록 했습니다.

 

이영애_ 결국 자기 자리가 없었기 때문에 가능한 일 같습니다.
김용진_ 네, 그렇지요. 스마트 오피스를 하면서 자기자리도 없어지고 복도, 칸막이, 전화, 컴퓨터 하드디스크도 없어졌어요. 무엇보다 직원 간 마음의 벽도 없어졌고, 같이 일하는 것을 선호하는 문화로 바뀌었습니다. 서로 공감하며 같이 일하고 협업하고 소통하는게 월등히 늘었어요. 특히 공무원들이 애를 먹는 게 문서이관과 문서정리인데, 문서를 문서실로 바로 보내니 더 관리가 잘되고 필요할 때 바로 찾아서 보고 공유도 잘됩니다. 이제 직원들이 문서가 쌓일 때까지 두지않고 즉시 문서이관을 하고 업무공간을 혁신한 덕분에 사람들의 일하는 문화와 방식도 바뀌었습니다.

김홍진_ 한국농어촌공사만 해도 100번 이상 토론을 했는데, 전국에 흩어진 지방조직에도 50명 단위로 쫓아다니며 조직을 바꾸는 데 지속적으로 노력하고 있습니다. 결국 철학적으로 봤을 때 창의성은 협업과 소통을통해서 나옵니다. 서양조직에서는 이런 게 전혀 새로운 게 아니고 당연한 것입니다. 한국 사회가 덜 민주화되어서 그런 것이죠. 한 두 사람이 조직을 쥐고 흔드는 것은 비민주적입니다. 민주적인 조직을 만들어야 창의성도 나오고 소통이 나옵니다. 결국 위에 계신 분들이 자신의 권리와 권한을 내려놔야 합니다. 공간혁신도 어쩌면 우리 사회가 민주사회로 가는 하나의 과정이라고 생각합니다.
김기현_ 이번 울산 시청 별관을 증축하는데, 스마트 오피스를 시범운영하고 어느 정도 정착되면 확산시킬 계획입니다. 하드웨어는 억지로 만들 수 있지만 그 작동은 소프트웨어인데, 우리 의식구조가 서열화되고 상명하복으로 되어 있어 위의 눈치만 봐서는 안 됩니다. 리더들이 문을 열어주고 토론문화를 활성화시켜야 합니다. 어떤 질문 하나에도 공무원들은 제 마음을 읽고 다른 생각을 하지 않으려 합니다. 보고서도 싹 바뀌고 말이죠. 어느 직원이 끝끝내 자기 주장을 굽히지 않고 추진해 인사 가점을 줬더니 소문이 났는지 그 다음부터는 위계질서보다 업무 중심으로 토론문화가 형성돼 벽이 무너지는 걸 느꼈습니다. 관공서는 민간보다 더 조직문화를 바꾸는 데 시간이 많이 들고 어렵습니다.

김성렬_ 시장님 말씀대로 기관장의 리더십이 가장 중요합니다. 공간혁신을 하는 데 돈이 좀 들어가지만 기관장이 의지를 갖고 조직 내 시스템과 제도들이 든든해지도록 해야 합니다.

 

 

 

이영애_ 직원들을 대상으로 교육도 필요할 것 같습니다.

김홍진_ 네, 그렇습니다. 일단 유연하게 일을 하라고 하는데, 사람을 유연하게 해줘야합니다. 다른 곳에서 일할 수 없는데 어떻게 유연하게 일을 할 수 있습니까? 각자 업무 자리에 있는 전화도 없애야 합니다. 전화시스템을 만들어 자기 휴대전화로 업무 전화를 주고 받을 수 있도록 해야 합니다. 파일 박스도 없애 책상 위에 아무것도 없도록 해야 합니다. 자기 상관이 싫으면 다른 곳에서 일할 수 있도록 하는 유연함도 필요합니다. 이 모든 건 IT를 결합하면 가능합니다.

김용진_ 공간혁신으로 키보드, 모니터, 하드디스크도 없어졌지만 책상에 꽂혀 있는 매뉴얼과 법령도 사라졌습니다. 파일류는 전체 문서고나 데이터베이스로 갑니다. 그랬더니 재미있는 현상이 벌어졌어요. 30명이 근무하는 사무실에 스테이플러가 40개나 나왔고, 실제 필요한 건 3개에 불과한데 말이죠. 몇 년은 버틸만한 비품들이 나왔습니다. 법령집도 각 책상에 두지 않고 필요한 것만 2권 따로 구비했더니 공간이 보다 단순하게 정리되었습니다.
김홍진_ 동서발전처럼 다른 공공기관이 공간혁신을 하려면 일단 보안문제를 해결해줘야 합니다. 이 문제를어떤 형태로든 해결해야 합니다. 사실 대한민국이 IT강국이라고 하지만 활용 면에서는 가장 후진적인 사회입니다. 그렇게 하려면 결국 인사복무규정을 바꿔야 합니다. 마이데스크를 없애는 것을 넘어 회사에 2시간만 출근하고 재택근무를 도입한 도요타처럼 마이 오피스도 없애야 합니다. 손정의 소프트뱅크 회장은 후쿠시마 지진이 났을 때 직원들 반을 회사에 출근시키지 않았지만 회사가 잘 돌아갔습니다. 다만 일로 평가하는 것이죠. 복무제도와 인사제도를 바꾸는 것이 필요합니다. 조직을 유연하게 하겠다면서 직원들을 감시하겠다고 지문인식기 같은 것을 가져다 두는 것은 앞뒤가 맞지 않는 이야기입니다.

김성렬_ 굉장히 중요한 말씀이십니다. 탄력근무가 가능한 연구를 많이 해서 클라우드를 통해 아무데서나 자신이 있는 곳에서 일을 할 수 있도록 하겠습니다. 보안도 개선하도록 하겠습니다.

최기영_ 사실 자유로워 보이지만 엄격히 성과를 측정해 성과중심으로 가도록 해야 상승효과가 납니다. 공간혁신을 해서 성과가 안 좋아지면 과거로 돌아갈 가능성이 있고, 얼마나 준비를 하느냐에 따라 다릅니다. 공간을 바꾸어 본인 자리가 없어지다보니 어디에 앉을지 미리 계획을 하고 출근을 합니다. 준비된 의견제시도 하고 말이죠.

 

이영애_ 결국 정해진 시간만 일하는 게 아니라 더 많은 일을 하게 만드는 구조네요.

김성렬_ 일과 학습, 휴식을 각각 다른 곳에서 하는 것이 아니라 한 곳에서 일어나도록 하는 구조 환경을 만들어야 합니다.

김홍진_ 사실 업무 시간으로 성과를 측정하는 건 엄청미개한 것입니다. 요즘 같은 콘텐츠 시대에는 더욱 그렇지요. 저도 매주 칼럼을 쓰는데, 30분 동안 글을 쓰지만 그 전에 머릿속에 그리고 고민하는 시간이 엄청납니다. 이처럼 일하는 시간으로 업무를 평가해서는 안 됩니다.

 

이영애_ 그럼 우리나라 공직사회는 언제쯤 변화할까요?
김기현 _ 서구의 공간혁신 수준도 아직 초기단계라고 합니다. 우리나라는 제도를 도입한 지 얼마 되지 않았고 주변 여건이 잘 안 되었지만 빨리 속도를 내야 합니다.

김홍진_ 지난 정부에서 스마트워크를 법으로도 만들었지만 하드웨어적인 센터를 짓는 것으로 그 취지가 변질되었습니다. 미국은 자기 집 지하에 일하는 지역을 확보할 수 있어요. 회사가 그런 공간을 만들도록 돈을줍니다. 홈오피스죠. 그러나 집을 사무실처럼 쓸 수 있는 여건을 가진 사람이 많지 않아요. 지역 단위로 스마트워크센터 등 일할 수 있는 공간이 있어야 합니다.

김성렬_ 현재 출장형, 거주지형 스마트워크센터가 활성화되어 있습니다. 클라우드 서비스와 인프라가 병행이 되면 앞으로 스마트워크센터가 급속도로 확산될 것입니다.

김용진_ 어느 정도 단계가 지나면 공간혁신이 확산될 것입니다. 이를 위해 ICT가 뒷받침되어야 합니다. 특히 공공부문은 보안문제가 아킬레스건이기 때문에 이를 해결해주는 통합ICT 플랫폼을 만들어야 합니다. 표준형도 좋고 차제에 이를 보급하여 기관들이 맞춰서 사용하도록 해야 합니다. 또한 규제 일변도였던 공간규정 문제를 좀 더 유연하게 가도록 바꿔야 합니다. 전략적으로 설계도를 짜서 공간혁신을 추진하면 좋겠습니다. 현재 공간활용도 함께 고민해야 합니다.

 

 

이영애_ 국민행복을 위한 공간혁신이 이뤄지도록 각자 역할과 포부를 밝혀주십시오.

최기영_ 많은 사람이 혜택을 보는 공간혁신이 되려면 결국 사람의 마인드를 어떻게 바꾸고 관리자의 불안감을 없애 직원을 믿을 수 있도록 하는 게 굉장히 중요합니다. 성과가 분명히 나타나고 목표가 동의되는 프로세스가 되면 관리자가 덜 불안하고 효율적으로 일하게 하는 프로세스에 따라가게 됩니다. 저희도 앞으로 좋은 경험을 공유하겠습니다.
김홍진_ 정부가 서비스를 잘하는 정부를 추진하고 있는데, 한국은 국가경쟁력과 삶의 지수가 계속 떨어져 불행한 일입니다. 일하는 방식과 사고방식을 바꾸지 않으면 회복할 길이 없습니다. 공무원의 서비스 질이 높아지려면 콜센터 직원에게 꾀꼬리 같은 목소리를 요구만 할 게 아니라 그런 목소리가 나오도록 해야 하듯이 쾌적한 환경을 만들어주는 일이 중요합니다.

김기현_ 관공서에서 삶의 질을 높이는 공간을 만든다는 것에 대해 국민적 반감이 있습니다. 이제 국민들이 폭넓게 생각하면 좋겠어요. 직업을 단순한 생계수단이 아니라 삶의 만족도 함께 느껴야 한다는 점을요. 공간혁신, 공간 재배치를 통해 업무 효율을 높이고 나름대로 재미를 느끼도록 해줘야 합니다. 그 차원에서 공간혁신이 필요한데, 이게 어려운 이유는 선례가 없기 때문입니다. 법보다 무서운 게 선례예요. 결국 톱다운 방식으로 정책결정부서나 리더부터 마음과 공간의 벽을 열어 좋은 선례를 만들어 공무원들이 생산성 있게 일하고 국민들을 행복하게 하는 맨파워가 생기도록 해야 합니다.

김성렬_ 형식이 내용을 결정한다는 것에 깊이 공감합니다. 앞으로 민에서 좋은 선례를 많이 만들어 관에서도 불안감이나 두려움 없이 기관장들이 적극 공간혁신을 할 수 있도록 도와주십시오. 이게 국민행복, 창조경제, 새로운 공직문화로 자리 잡도록 하겠습니다. 행정자치부는 제도와 시스템, 문화와 관련된 부분을 적극 뒷받침하겠습니다.

이영애_ 앞으로 마이크로소프트 사나 동서발전에서 좀 더 많은 노하우를 공개하셔서 공직자들이 너도 나도 꾀꼬리와 같은 소리를 내도록 부탁드립니다. 다섯 분의 말씀을 듣고 이렇게 공직사회가 바뀐다면 국민들은 정말 좋을 것 같습니다. 국민의 한 사람으로 지치지 마시고 공간혁신이 진화하는데 여러분들이 함께 해주시면 좋겠습니다.