박동훈 대통령소속 지방자치발전위원회 기획단장
보고서는 공무원의 인격이다
공무원은 보고서를 통해 말한다. 각종 보고서를 통해 의사를 전달하고 정보를 제공하고 상대방을 설득한다. 그래서 보고서는 공무원의 언어이기도 하며 공무원의 인격이기도 하다. 초정보화시대에 진입한 현재나 미래에서도 보고서의 표현 수단과 양식만 달라졌을 뿐(종이, 전자결재, PT, 모바일 등) 보고서의 존재가치와 중요성은 여전하다.
직장에서 보내는 시간의 대부분이 보고서 쓰기와 관련 있다. 좋은 보고서는 상사로부터 칭찬을 듣고 조직성과를 높이기도 하며 업무만족도도 높게 하지만 그렇지 않으면 핀잔과 스트레스로 이어질 수밖에 없다. 결국 공직생활의 희로애락은 보고서 작성에 달려 있다 해도 과언이 아닐 것이다.
보고서 쓰기는 ‘눈물 젖은 빵’
그런데 이처럼 중요하게 여겨지는 보고서 쓰기에 대해 명확한 지침이나 구체적인 표준과 포맷이 없다. ‘사무관리규정’이 있긴 하지만 서식이나 기안문 작성 등 개략적인 룰(Rule)만 알려주는 지침에 불과하다. 또한 보고서 쓰기에 대해 각종 교육이나 상사와 동료의 조언 등도 별 도움이 되지 못한다.
수많은 지침서와 관련 책자가 있긴 하지만 오히려 혼란스러울 뿐이다. 그래서 보고서 쓰기에는 왕도가 없다. 결국 상사와 선배의 질책을 견디면서 수많은 시행착오와 연습, 기존 보고서 자료의 활용 등을 거쳐 스스로 보고서 작성요령을 습득하는 수밖에 없다.
얼마 전 ‘잡코리아’의 직장인 1300명을 대상으로 한 조사에서 대상자의 67%가 가장 어려운 업무, 그래서 그만큼 스트레스받는 업무가 ‘보고서 쓰기와 보고’라고 한다. 신입사원 대상으로 한 설문조사에서도 가장 궁금하고 알고싶은 사항이 ‘칭찬받는 보고서 쓰기’ 였다.
사무관으로 시작해 30여 년 공직생활 대부분을 기획 파트에서 보고서 쓰기에 보낸, 그래서 ‘보고서 제작 공장(工場)’ 이란 달갑지(?) 않은 별명이 붙은 필자도 여전히 보고서 쓰기가 부담스럽고 고민스럽다.
상사로부터 칭찬받는 보고서 쓰기 팁(Tip)!
그러나 분명히 보고서 쓰기의 절대 표준은 없지만 상사에게 칭찬받고 인정받는 보고서 쓰기의 요령은 있다.
첫째, 보고서는 철저히 ‘소비자맞춤형’이어야 한다.
상사에게 인정받는 보고서 쓰기의 가장 중요한 팁은, 먼저 보고받는 사람(상사나 결재자)이 누구인지(Target)를 명확히하고 또한 보고받는 사람이 필요로 하는 사항(Needs)을 분석하는 것이다.
상사의 입장과 관점(역지사지)에서 상사가 알고 싶어하는 내용, 필요로 하는 내용을 파악하는 것이 보고서 쓰기의 첫걸음이다. 가능하다면 상사가 내고 싶은 결론까지도 무엇이지 안다면 금상첨화일 것이다.
상사의 입장에서 상사가 원하는 내용을 콕 집어서 ‘상사 맞춤형’보고서를 만들란 이야기이다. 보고서 소비자는 작성자가 아니라 (결재자인)상사이기 때문이다. 이는 상사인 결재자가 만족해야 좋은 보고서란 뜻이다. 그런데 대부분 공무원들은 상사의 초점을 맞춘 보고서가 아니라 ‘내가 쓰고 싶은 보고서’를 쓰는 오류를 범하게 된다.
특히 상사가 요구하는 사항이 무엇인지, 뭘 알고 싶어하는지 수요를 구체적으로 파악해야 한다. 여기서 중요한 것은 결재자의 수요를 파악하는 데에는 상사의 처지와 이해, 성향, 전문성 정도, 스타일까지도 파악해야 한다는 점이다.
기획안의 경우 상사의 업무처리 방향성을 분명히 알지 못하면 속된 말로 ‘개고생’일 뿐이다. 그래서 유능한 공무원은 늘상 상급자가 어떤 생각을 하는지 관점은 무엇인지 또 무엇에 관심이 있는지 스타일은 어떤지 늘 주의를 기울이게 된다(소위 ‘지휘주목’).
오래전 사무관 시절 국장님에게 보고서를 들고 결재를 받으러 갔던 적이 있다. 국장님은 설명을 한참 듣더니 “자네 이 보고서 만들 때 누구의 입장에서 썼나?” 질문하였고 나는 “제가 장관이라 생각하고 작성했습니다”라고 했더니 더 이상 보지도 않고 군말 없이 결재를 받았던 경험이 있다. 결국 보고서가 잘되었는지 여부는 상사가 평가하는 것이다.
둘째, 보고서의 타이밍도 중요하다.
보고서를 작성하고 보고하는 시점의 선택, 즉 타이밍도 중요하다. 아무리 중요한 보고서도 때와 시기를 놓치면 의미가 없다. 어느 유능한 공무원의 경우 무엇을 상사가 궁금해할 것인지 평소에 기록하고 시나리오별로 정리해 놓았다가 필요한 시점에 시의적절하게 제공하곤 했다.
셋째, 보고서는 핵심을 명확히 해야 한다.
보고서의 논점을 명확히해야 한다는 것인데 가뜩이나 바쁜 상사의 입장에서는 논점이 불분명하거나 분명히 드러나지 않은 보고서에 짜증을 낼 수밖에 없다. 보고서에서는 무엇을 말하려는지 분명히해야 한다.
핵심을 명확히하기 위해서는 논리도 중요하다. 보고서 내용의 각 부분(패러그래프)이 논리적으로 매끄럽게 연결되고 자연스럽게 이어질 때 그 논리가 명확히 전달될 수 있다. 논리의 기본 프레임은 ‘5W 1H(Who, When, Where, What, How, Why)원칙’ 준수이다.
경험상으로 보면, 보고서 작성자를 따로 불러 설명을 듣지 않아도 이해가 가능한 보고서가 가장 잘된 보고서이다.
그래서 필자는 보고서를 작성할 때 보고서가 어느 정도 되면 상사에게 구두로 설명하는 연습을 해보고 스스로 상사의 입장에서 질문을 해보곤 한다. 이를 통해 논리를 다듬고 데이터를 보강하고 문서의 양과 표현방식의 개선에도 도움이 되기 때문이다.
넷째, 보고서는 반드시 대안과 결론을 제시해야 한다.
보고서가 단순히 사실의 나열에 머물면 의미가 없다. 진단과 처방이 함께 들어가야 한다. 여기에 ‘어떤 목적을 위해 누가 언제까지 무엇을 한다’는 실행계획까지 들어가면 좋다. “어떻게 할까요?”라고 상사에게 결론의 책임을 묻는 보고서만큼 상사를 짜증 나게 하는 일은 없다.
다섯째, KISS(Keep It Short & Simple) 원칙을 지키자!
보고서는 가급적 간결하고 일목요연하게 작성하는 것이 좋다. 시간이 귀중한 바쁜 상사의 입장에서 보면 무엇을 말하는지가 불분명한 보고서, 산만한 장문의 보고서는 쓰레기일 뿐이다.
가급적 1장으로 하되, 핵심만 쓰는 버릇을 들이고 더 많은 정보는 필요하면 첨부로 돌리면 된다. 그러나 한 장의 양에서도 들어갈 것은 다 들어가야 한다.
공간만 차지하는 미사여구는 금물이다. 한 장으로 작성하면서도 배경이나 개요, 필요성, 현황 등 이미 상사가 알고 있거나 ‘보고가치’가 적은 내용은 줄이고, 진정 중요한 보고사항을 많은 부분에 할애해야 한다.
데이터도 필요한 것만 탑재해야 한다. 보고서 제목도 중요하다. 제목만 읽고도 보고서 내용을 짐작할 수 있어야 한다.
미국 유학시절 ‘엘리베이터 토크(Elevator Talk)’란 화술기법을 배운 적이 있다. 이는 회장님과 엘리베이터를 같이 탔을 때를 상정하여 1분 이내의 짧은 시간에 일목요연하게 설명하는 기법이다. 가능한 한 짧고 간결하게 핵심만 정리하여 설명한다는 생각으로 보고서를 작성하란 의미이다.
여섯째, 가급적 쉽게 쓰는 것이보고서 작성의 기본스킬이다.
작성자는 전문가 수준으로 깊이 이해해야 하지만 보고서는 비전문가도 쉽게 알 수 있도록 써야한다. 기자들은 아무리 복잡하고 전문적인 내용도 독자의 입장에서 쉽고 간결하게 또 이해하기 쉽게 적은 분량으로 작성하는데 탁월하다.
이 때문에 필자는 보고서를 작성하면서 기자의 기사작성법을 늘 참고하곤 했다.
