​행정자치부를 시작으로 국내에도 지자체, 공공기관, 기업 등에서 공간혁신을 통해 업무의 효율성을 높이는 사례가 늘어나고 있다.  대표적인 사례들을 살펴보며 공간혁신이 우리를 얼마나 바꿔놓을 수 있을지 생각해보자.

 

행정자치부, 공간혁신을 리드한다!

행정자치부는 2011년 말 조직 내 소통과 협업을 촉진하고, 창의적인 사무실을 만들기 위해 정부 최초로 창조정 부기획관실(3개과, 52명)을 스마트 오피스로 구축했다. 정부혁신을 총괄하는 부처로서 선도적으로 사무공간을 혁신한 것이다.

 

 

우선 직원 사이의 파티션을 없애고, 직급 구분 없이 좌석을 수평적으로 배치했다. 높은 직급이 창가 자리에 앉지 않고, 부서장도 일반 직원과 똑같은 자리에서 일한다. 부서 간 칸막이도 제거했다. 물리적 장벽이 없어지 면서 직원들이 서로 자연스럽게 토론하는 문화가 확산됐다. 부서장과 직원들의 자리가 가까워져 대화가 늘어 나면서 보고 속도가 빨라졌고, 조직문화도 수평적으로 변하고 있다.

 

부서장의 독립 공간을 없애고 파티션을 제거하여 새롭게 확보한 공간에는 개방형 회의실, 서서 회의하는 공간 등 여러 형태의 회의실을 마련했다. 대부분의 공공기관은 회의공간이 부족한데, 현재 창조정부기획관실은 3개 부서가 5개의 회의공간을 사용할 수 있고, 일부는 다른 부서와도 공유하고 있다.

  

또한 각자 원하는 자세로 일할 수 있도록 서서 일하는 책상을 도입하였다. 평소에는 앉아서 일하다가 서서 일하고 싶을 때는 책상 높이를 조절해 서서 일한다. 서 있으면 업무 집중도가 높아지고, 앉아있을 때에 비해 심리적으로 옆 사람에게 다가가기 쉬워지면서 협업에 도움이 된다. 건강 측면으로는 체중을 감량하는 효과가 있으며, 어깨 결림이나 허리통증같이 오래 앉아 생기는 문제도 예방할 수 있다.

 

원거리에 있는 공무원들과는 주로 PC영상회의를 통해 업무를 협의한다. 행정자치부는 정부혁신과 지방자치를 담당하여 다른 기관과 회의가 많은 편인데, 출장 대신 영상회의를 활용하면서 막대한 시간과 비용을 절감하고 있다. 또한 각자 PC에 있는 자료 중 공유할 필요가 있는 자료는 클라우드 저장소에 올려놓고 누구나 언제든지 활용할 수 있다. 자료 공유나 인수인계가 쉬워지면서 업무 효율은 높아지고 있다.

 

경기도, 공간혁신으로 업무 효율은 올리고, 낭비는 줄이고!

경기도는 2013년 7월 지자체 중 최초로 문화체육관광 국을(6개과 97명) 스마트 오피스로 구축했다. 사무실 내에 자율좌석제를 도입하였으며, 직원들의 업무패턴을 분석하고 직원 인터뷰를 통해 레이아웃 등 요구사항을 반영했다. 또 사용할 수 없는 공간(Dead Space)을 최소화하여 공간 활용성을 극대화했다.

 

 

부서 간 벽과 개인 파티션을 허물고 개인 캐비닛도 제거했다. 오래된 문서·책자를 3톤가량 폐기하고, 보관이 필요한 문서들은 전산 처리하여 기록관에 이관했다. 이렇게 확보한 여유 공간에 민원접견실, 모성보호 공간, 직원휴게실, 4개의 회의실을 마련하였다. 사무실 중앙에 빔프로젝터와 스크린을 설치하여 종무식·퇴임식· 신규직원 소개 등을 진행하는 이벤트 공간으로도 활용하고 있다. 그 결과, 기존 5개과 85명이 근무하던 공간에 6개과 97명이 근무하면서도 회의공간을 추가로 만들었을 뿐만 아니라 다양한 휴게 공간, 민원상담 공간까지 확보할 수 있었다.

 

이 외에도 효율적인 업무수행을 위해 자율좌석 시스템을 구축하였다. 매일 키오스크를 통해 앉고 싶은 좌석을 선택해 근무할 수 있으며, 자리 선택과 동시에 행정 전화번호가 자동 연계된다. 어떤 좌석에서 일하더라도 로그인만 하면 데스크탑 가상 화시스템을 통해 좌석과 관계없이 동일한 업무 환경도 제공된다.

 

또 종이 없는 사무실을 위해 클라우드 프린터를 도입하였다. 기존 프린터·팩스·복합기 총 32대를 클라우드 프린터 2대로 대체하여 공간을 확보했다. 인쇄를 한 뒤 프린터에 신분인식(공무원증, 지문 등)을 하면 인쇄물이 출력되고, 인쇄 이력이 저장된다. 따라서 부서별·개인별 인쇄량 분석이 가능하고 문서 섞임이 방지된다. 이 결과 문서 사용량이 50% 절감되었고, 이듬해에 20개과에 확산 되었다.

 

소통, 협업, 창의의 가치를 실현하는 한국동서발전

한국동서발전은 2013년 본사이전 신사옥 건설 당시 공기업 최초로 스마트 오피스를 도입했다. ‘일하는 공간 혁신’ + ‘일하는 방식 혁신’을 주요 내용으로 하는 ‘동서 발전형 스마트 오피스’를 구축한 것이다. 기존의 비효율적이고 정돈되지 않은 사무공간, 회의공간과 휴게공간의 부족, 협업의 어려움 등을 해소하기 위해 ‘소통’, ‘협업’, ‘창의’의 가치를 지향하는 다이내믹하고 열린 사무 공간을 조성하였다.

 

 

한국동서발전에 스마트 오피스가 정착되면서 대표적으로 사라진 10가지가 있다. 부서장을 포함한 전 직원들이 고정 좌석이 없는 ‘유연좌석제’를 시행하면서 ①내 자리가 없으며 ②부서장과 직원의 자리 구분이 없어져 직원과 상사, 직원과 직원 사이의 마음의 벽이 무너지고 보다 편리하게 협의하면서 창의적이고 생산적인 결과를 내고 있다. ③개인좌석마다 있던 사내전화를 없애고 유무선 통합시스템을 구축해 대내외 전화를 모두 휴대폰으로 연결함으로써 시간과 장소에 구애받지 않고 업무를 할 수 있는 환경을 조성하였다. 개인용무나 장시간 통화를 위한 전화부스를 제공하였고 ④부서 간 칸막이를 없앴으며 ⑤복도를 없애고 원탁, 소파 등 대화공간을각 층에 2~3개씩 마련했다. 중요한 문서를 작성하거나 집중이 필요한 업무를 할 때는 별도의 집중 업무공간을 사용함으로써 업무 효율을 높이고 있다.

  

또한 팀별로 있던 ⑥회의 탁자를 없애면서 공동 회의및 협업공간을 확대하였다. ⑦개인 데스크톱을 없애고 사용자별로 가상의 데스크톱과 데이터 저장 공간을 제공함으로써(‘데스크톱 가상화’) 해킹으로부터 안전하게 업무를 볼 수 있다. ⑧부서별로 있던 프린터를 줄이고 클라우드 프린터를 도입하여 사내 어디서든 출력물을 인쇄할 수 있고 ⑨개인 자리가 없어지면서 자연스럽게 캐비닛, 서랍장, 개인 옷장이나 비품도 사라지게 되었다. ⑩책상 위에 있던 서류철들은 모두 전산 데이터베이스화하여 기록물실에 보관하고 필요할 때마다 열람을 하고 있다. 이러한 공간 혁신을 통해 공간의 창조적 활용은 물론이고 사무실이 훨씬 깨끗해짐으로써 업무몰입도가 향상되었으며 직원들의 협업을 통한 생산성 향상이 활기를 띠고 있다.

 

휴일과 야간 근무를 하는 직원들은 한 공간에서 작업할수 있게 휴일, 야간근무층을 지정·운영함으로써 에너 지도 절약하고 있다. 한국동서발전은 스마트 오피스를 통해 정부 3.0 핵심가치를 적극 실천함과 동시에 공간혁신을 통한 직원들의 사고와 업무혁신까지 이끌고 있다.

 

Microsoft, 새로운 시대의 일은 자유로운 환경에서 시작된다

Microsoft는 2005년부터 ‘새로운 시대의 일(New World of Work)’이라는 혁신 활동을 추진해왔다. 이 활동은 사람, 공간, 기술을 토대로 한 새로운 업무 환경과 일하는 방식의 확산 운동이다. 마이크로소프트는 환경, 제도, 문화를 동시에 바꾸어야 할 대상으로 여겼다. 스마트 오피스는 환경, 제도, 문화의 총체여서 어느 하나가 부족하면 실효를 거두기 어렵기 때문이다. 동기 부여, 성과 평가, 보상이 없으면 새로운 업무 환경과 방식을 받아들이기 쉽지 않다.

 

 

마이크로소프트의 스마트 오피스는 2008년 네덜란드 스키폴 사무실에서부터 시작되었다. 자율좌석제 확대, 조직의 결속력을 높이는 실내 디자인과 협업 공간 마련 등을 실험했고, 업무효율 및직원 만족도가 크게 상승하는 성과를 거두었다. 이후 뉴질랜드, 북미, 아시아 지역 사무실에 스마트 오피스를 전파했고 2016년 현재 한국마이크로소프트를 포함해 45개 사무실에서 ‘자유로운 근무 환경’을 실현했다.

 

Microsoft Korea는 2013년 11월 광화문 신사옥으로 이전하면서 ‘자유로운 근무 환경(Free Style Workspace)’ 시대를 열었다. 기본 방향은 사무실을 거대한 공유의 장소로 만들고, 이 속에서 각자 업무 스타일에 맞게 일할 수 있는 것이다. 업무 스타일과 속성에 맞춰 사무실을 더 많은 소통과 협업이 일어날 수 있는 개방형 환경으로 바꾸었다. 우선 자율좌석제를 도입했는데, 관리자나 서비스 제공 업무 담당자는 예전처럼 지정 좌석을 이용할 수 있도록 했다. 역할에 따라 최선의 선택을 할 수 있도록 지정 좌석과 비지정 좌석의 비율을 조정했다.

 

1인 1좌석이 없어지면서 한층 여유가 생긴 사무실은 다양한 목적의 공간으로 채워졌다. 본사와 전화 회의를 할 수 있는 전용 부스, 조용히 몰입할 수 있는 장소, 편하게 담소를 나눌 수 있는 자리, 회의실 등이 곳곳에 생겼다. 업무 패턴과 움직임을 고려해 사무실 시설과 집기를 배치했다. 사무실을 오가며 자연스럽게 대화를 나눌 수 있도록 설계가 되었고, 더 깊게 논의해야 할 때 가까운 협업 공간에 앉아 더 긴 시간을 함께 보낼 수 있도록 했다.

 

언제 어디서나 업무의 연속성을 보장하기 위해 N-스크린, 언플러그드 오피스, 클라우드 환경, 스마트 보안, 상황인지 컴퓨팅 기술을 도입했다.  N-스크린은 조직에서 제공하는 데스크톱 외에 노트북, 태블릿, 스마트폰 등다양한 장치를 업무에 쓸 수 있도록 하는 것이다.

 

언플러그드 오피스는 전화, 네트워크, 프린터 등 사무실 내 모든 유선 연결은 사라지고 모바일로 연결되는 업무 환경이다. 문서 작성, 공유, 커뮤니케이션은 대부분 클라우드상에서 일어나고, 전 세계 어느 사무실을 가건 사용자 프로파일 하나로 바로 업무를 볼 수 있다. 상황인지 컴퓨팅은 직원이 현재 온라인에 연결되어 있는 지, 어느 곳에 있는지 등에 대한 정보가 이메일, 메신저, 1년이 지난 후 성과를 측정해보니, 업무효율과 직원 만족도에 큰 효과가 나타나고 있었다. 벽과 칸막이를 없애고 지정 좌석 비중을 줄이면서 회의실 수와 전체 면적은 각각 3.2배, 2.7배가 늘었다. 온라인/화상 회의 이용이 2배 가까이 늘었고, 업무 보고나 검토를 위한 형식적인 자리가 줄면서 개인이 15~30% 정도 추가 업무 시간을 확보했다.

 

유선 연결 없이 처리할 수 있는 업무 비중을 기존 70% 에서 95%까지 끌어올렸더니 커뮤니케이션 속도가 빨라졌고, 89%의 직원이 유연 근무에 만족한다고 답했다. 무선 연결을 통해 대부분의 업무 처리가 가능해지면서 재택 근무, 자율 출퇴근 등 유연 근무가 활성화되었고 사무실 전력 소비량도 줄었다.

 

공간혁신이 곧 조직문화 혁신! 한국농어촌공사

한국농어촌공사는 ‘행복한 농어촌을 만드는 글로벌 공기업’이란 비전을 가지고 2014년 9월 광주·전남 혁신 도시로 본사를 이전했다. ‘빛가람 나주’에 자리한 신사옥 테마는 ‘혁신·창조·개방’이다. 농어촌공사는 이를 사무공간에 반영하여 직원들의 창의성을 이끌어내고 다양한 형태의 소통·협업이 발생하도록 공간을 배치해 직원들의 의식과 문화가 바뀌고 일하는 프로세스가 혁신될 수 있도록 설계했다.

 

 

우선 CEO, 임원의 집무실을 16~17층(2개층)에서 직원들의 접근이 용이한 11층(1개층)으로 옮기고 면적을 50%(151㎡에서 59㎡) 축소했다. CEO 집무실은 농어촌 공사 전체 임·직원들 중 가장 작은 책상을 가지고 있다. 특히 책상에서 일을 하다 의자를 90도 돌리면 바로 옆에 배치된 워킹테이블에서 업무와 회의를 이어나갈수 있도록 배치했다. 이처럼 CEO와 임원들이 집무실, 접견실, 회의실 등의 공간을 대폭 줄이는 등의 솔선수범은 스마트워크의 성공요인이었다.

공사가 추진하는 ‘일과 삶의 방식’의 혁신은 제도, 문화, 공간, ICT 등 4개분야로 나뉘어 서로 보완적으로 진행되고 있다. 사무공간인 스마트 오피스는 하루의 대부분을 생활하는 곳으로 ‘현대의 일’에 대한 다양한 니즈 (Needs: 창의, 소통, 협업, 다양한 업무방식, 권위적인 문화 타파, 삶의 질 등)와 철학을 반영하였다. 또 그동안 부서 간, 직원 간 벽이 존재한다는 자체 설문조사 결과에 따라 부서 간·개인 간 칸막이를 최소화하고, 벌집형 으로 공간을 배치했다. 사무실내에 소통과 협업(Cooperative Space) 가능한 공간을 조성해 다양한 토론이 가능하도록 했고, 전국적으로 원거리에서 일할 수 있는 공용업무공간(Flex Space, 31곳 205석)와 클라우드 컴퓨터인 VDI를 설치해 언제 어디서나 사무실과 동일한 조건에서 근무할 수 있는 환경을 조성하였다.

 

직원들이 자유롭게 토론하고 교류할 수 있는 회의 전용 공간은 9개에서 49개로 다섯 배 늘어났다. 각 회의실은 테마별로 구성하고 바닥에 앉아서 이야기 나눌 수 있는 다다미방 등 가변형이 가능한 회의실을 다양하게 마련했다. 또한 휴식을 취하면서 분임토론과 직원들이 모여 아이디어 구상을 동시에 할 수 있는 지식창조공간과 임직원 공간을 축소해 생긴 가장 전망이 좋은 층(17층)은 직원들을 위한 카페테리아로 제공하고, 헬스장은 물론 탁구장, 농구장, 테니스장, 축구장, 그룹사운드실 등 취미를 즐길 수 있는 공간들을 조성했다.

  

한국농어촌공사의 이러한 변화는 지방부서로도 확산됐다. 1993년 지어져 낡고 공간도 협소했던 경기지역본 부는 기존에 계획되어 있던 신축 대신 스마트 오피스 리모델링으로 방향을 전환해 공사기간은 24개월에서 4 개월로, 예산은 316억 원에서 28억 원으로 줄였다. 또 관행적이고 비효율적으로 사용되는 공간을 축소·정비해 협업과 소통, 복지공간으로 개선하고 VDI, 클라우드 프린터, FMC 등 ICT를 기반으로 한 유연한 근무환경을 조성했다.